Verteilung der Anfragen
E-Mails, Formulare und Meldungen, die aus verschiedenen Kanälen kommen, werden gelesen, kategorisiert und an die richtige Person geleitet, mit den bereits vorbereiteten Informationen.
Automatisierung
Wiederkehrende Arbeit braucht keinen Menschen
Jedes Unternehmen hat Tätigkeiten, die sich jeden Tag gleich wiederholen. Sie sind die ersten Kandidaten für die Automatisierung und fast immer die letzten, an die man denkt.
Denselben Bericht jeden Montag vorbereiten, Anfragen an die richtige Abteilung weiterleiten, ein Dokument erzeugen, indem immer dieselben Felder gefüllt werden, prüfen, dass eine Frist nicht verstrichen ist. Tätigkeiten, die einzeln wenige Minuten dauern und zusammengenommen ganze Tage von Menschen füllen, die für etwas anderes bezahlt werden.
Automatisieren heisst nicht, Menschen zu ersetzen: es heisst, ihnen den mechanischen Teil wegzunehmen und den zu lassen, der Urteil braucht. Das Ergebnis, das man am meisten merkt, ist nicht die eingesparte Zeit, sondern dass die Dinge aufhören, davon abzuhängen, dass sich jemand erinnert, sie zu tun.
Was automatisiert werden kann
Erzeugte Dokumente
Angebote, Verträge, Berichte und wiederkehrende Mitteilungen automatisch aus den bereits in den Systemen vorhandenen Daten erzeugt, in Ihrem Format und Ihrer Gestaltung.
Kontrollen und Fristen
Regelmässige Prüfungen der Daten, der Fristen und der Auffälligkeiten, mit einer Benachrichtigung, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht, statt einer manuellen Kontrolle, die früher oder später ausfällt.
Freigabeabläufe
Anfragen, die die richtigen Personen in der richtigen Reihenfolge durchlaufen, mit immer sichtbarem Status und ohne E-Mail-Ketten, die hinterher rekonstruiert werden müssen.
Wie man erkennt, wo man anfängt
Die richtigen Tätigkeiten zum Automatisieren haben fast immer diese Merkmale gemeinsam.
- Sie wiederholt sich mit derselben Logik mehrmals in der Woche
- Die Regeln lassen sich ausdrücklich schreiben
- Manuelle Fehler kommen vor und kosten
- Die nötigen Daten sind bereits in einem System
- Das Ergebnis ist automatisch prüfbar
- Niemand tut sie gern
Wie wir arbeiten
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Beobachtung
Wir schauen, wie die Tätigkeit heute ausgeführt wird, Schritt für Schritt, vor Ort und nicht nur in Worten.
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Grenze
Wir legen fest, was automatisiert wird und was nicht. Die Ausnahmen bleiben bei einem Menschen: sie zu automatisieren kostet mehr, als es einspart.
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Bau
Wir entwickeln die Automatisierung und lassen sie parallel zur Handarbeit laufen, um die Ergebnisse zu vergleichen.
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Übergang
Wenn die beiden Ergebnisse übereinstimmen, wird das Manuelle abgeschaltet, mit dem immer einsehbaren Protokoll dessen, was getan wurde.
Vor dem Start, klar
- Typische Zeiten
- Eine oder zwei Wochen für einen Prozess
- Zum Start braucht es
- Einen internen Ansprechpartner, Beispieldaten und eine klare Idee des zu erreichenden Ergebnisses
- Nach der Freigabe
- Läuft es auf unserer Infrastruktur, monatliche Rate mit Server, Sicherheit und Wartung. Läuft es auf Ihren Systemen, jährliche Rate für Wartung und technologische Aktualisierung
- Eigentum
- Daten, Wissensdatenbank, Konfigurationen und Dokumentation sind Ihre, jederzeit exportierbar. Die Technologie bleibt bei PCDUE, zur Nutzung für die Dauer des Dienstes überlassen
- Wo die Daten liegen
- Infrastruktur in Europa, mit getrennten Zugriffen für jeden Kunden
- Was den Preis bestimmt
- Wie viele Schritte der Prozess hat und wie viele Ausnahmen zu betreuen sind
Support
Häufige Fragen
Können Sie Automatisierungen mit künstlicher Intelligenz bauen?
Ja. KI-Automatisierungen können wiederkehrende Aufgaben verringern, etwa das Klassifizieren von Nachrichten, das Extrahieren von Daten, Zusammenfassungen, das Vorbereiten von Antworten, das Aktualisieren von Kundenakten und die erste Bearbeitung von Anfragen.
Kann KI bei der Backoffice-Arbeit helfen?
Ja. Sie kann das Lesen von Dokumenten, das Klassifizieren von Vorgängen, das Extrahieren von Daten, das Prüfen von Informationen, das Vorbereiten von Mitteilungen und das Organisieren wiederkehrender Aufgaben automatisieren.
Was ist ein KI-System zur Klassifizierung von Anfragen?
Es ist ein Werkzeug, das Nachrichten, E-Mails, Tickets oder Formulare liest und sie nach Kategorie, Priorität, Abteilung, Dringlichkeit oder Art der Anfrage sortiert.
Was ist ein KI-System zum Entwerfen von Antworten?
Es ist eine Lösung, die eine eingehende Anfrage analysiert und eine vorgeschlagene Antwort vorbereitet, damit das Team sie prüfen, bearbeiten und senden kann.
Was ist ein KI-System für wiederkehrende Prozesse?
Es ist eine Lösung, die häufige, vorhersehbare Aufgaben automatisiert, etwa das Weiterleiten von Anfragen, das Sammeln von Daten, das Prüfen von Informationen, das Vorbereiten von Antworten oder das Aktualisieren von Akten.
Muss ein KI-Produkt immer vollständig automatisch sein?
Nein. Das beste Modell ist oft ein hybrides: die KI bereitet vor, klassifiziert und schlägt vor, während eine Person prüft, freigibt oder in den heikleren Fällen eingreift.
Müssen wir die Programme ändern, die wir nutzen?
Fast nie. Die Automatisierungen arbeiten über den bestehenden Systemen, mit den Daten, die sie bereits erzeugen. Software zu wechseln ist eine getrennte Entscheidung, die aus anderen Gründen getroffen wird.
Was geschieht mit den besonderen Fällen?
Sie bleiben bei den Menschen, und das ist richtig so. Eine gut entworfene Automatisierung betreut die Standardfälle und erkennt, wann sie ausserhalb ihres Feldes ist, und gibt ab, statt eine falsche Entscheidung zu erzwingen.
Können Automatisierungen über die Zeit geändert werden?
Ja, und das muss von Anfang an eingeplant werden: betriebliche Prozesse ändern sich. Wir bauen sie so, dass die Regeln lesbar und änderbar sind, nicht im Code vergraben.
Wie viel spart man wirklich?
Die Rechnung wird vorher gemacht, auf Ihrer Tätigkeit: wie oft im Monat, wie lange jedes Mal, was diese Stunde kostet. Geht die Rechnung nicht auf, sagen wir das, und es wird nicht gemacht.
Alle individuellen Lösungen
Bereit anzufangen?
Erzählen Sie uns den Prozess, den Sie verbessern wollen. Wir prüfen die Anfrage und helfen, den sinnvollsten Weg zu finden.