Smistamento delle richieste
Email, moduli e segnalazioni che arrivano da canali diversi vengono lette, categorizzate e indirizzate alla persona giusta con le informazioni già pronte.
Automazioni
Il lavoro ripetitivo non ha bisogno di una persona
Ogni azienda ha attività che si ripetono uguali ogni giorno. Sono le prime candidate a essere automatizzate, e quasi sempre le ultime a cui si pensa.
Preparare lo stesso report ogni lunedì, inoltrare le richieste al reparto giusto, generare un documento riempiendo sempre gli stessi campi, controllare che una scadenza non sia passata. Attività che singolarmente durano pochi minuti e che sommate occupano giornate intere di persone pagate per fare altro.
Automatizzare non significa sostituire le persone: significa togliere loro la parte meccanica e lasciare quella che richiede giudizio. Il risultato che si nota di più non è il tempo risparmiato, è che le cose smettono di dipendere dal fatto che qualcuno si ricordi di farle.
Cosa si può automatizzare
Documenti generati
Preventivi, contratti, report e comunicazioni ricorrenti prodotti in automatico dai dati già presenti nei sistemi, con il vostro formato e la vostra impostazione.
Controlli e scadenze
Verifiche periodiche sui dati, sulle scadenze e sulle anomalie, con una notifica quando qualcosa richiede attenzione invece di un controllo manuale che prima o poi salta.
Flussi di approvazione
Richieste che passano dalle persone giuste nell’ordine giusto, con lo stato sempre visibile e senza catene di email da ricostruire a posteriori.
Come capire da dove partire
Le attività giuste da automatizzare hanno quasi sempre queste caratteristiche in comune.
- Si ripete con la stessa logica più volte a settimana
- Le regole si possono scrivere in modo esplicito
- Gli errori manuali capitano e costano
- I dati necessari sono già in un sistema
- Il risultato è verificabile automaticamente
- Nessuno la fa volentieri
Come lavoriamo
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Osservazione
Guardiamo come l’attività viene svolta oggi, passaggio per passaggio, sul posto e non a parole.
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Confine
Stabiliamo cosa automatizzare e cosa no. Le eccezioni restano a una persona: automatizzarle costa più di quanto fa risparmiare.
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Costruzione
Sviluppiamo l’automazione e la facciamo girare in parallelo al lavoro manuale, per confrontare i risultati.
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Passaggio
Quando i due risultati coincidono si spegne il manuale, con il registro di cosa è stato fatto sempre consultabile.
Prima di iniziare, in chiaro
- Tempi tipici
- Una o due settimane per un processo
- Per partire serve
- Un referente interno, dati di esempio e un’idea chiara del risultato da ottenere
- Dopo il rilascio
- Se gira sulla nostra infrastruttura, canone mensile con server, sicurezza e manutenzione. Se gira sui vostri sistemi, canone annuale di manutenzione e aggiornamento tecnologico
- Proprietà
- Dati, knowledge base, configurazioni e documentazione sono vostri, esportabili in qualsiasi momento. La tecnologia resta di PCDUE, concessa in uso per la durata del servizio
- Dove stanno i dati
- Infrastruttura in Europa, con accessi separati per ogni cliente
- Cosa determina il prezzo
- Quanti passaggi ha il processo e quante eccezioni vanno gestite
Supporto
Domande frequenti
È possibile creare automazioni con l’intelligenza artificiale?
Sì. Le automazioni AI possono ridurre attività ripetitive come classificazione dei messaggi, estrazione dei dati, riepiloghi, preparazione delle risposte, aggiornamento delle schede cliente e gestione preliminare delle richieste.
L’AI può aiutare nella gestione del back office?
Sì. Può automatizzare la lettura dei documenti, la classificazione delle pratiche, l’estrazione dei dati, il controllo delle informazioni, la preparazione delle comunicazioni e l’organizzazione delle attività ricorrenti.
Che cos’è un sistema AI di classificazione delle richieste?
È uno strumento che legge messaggi, email, ticket o moduli e li suddivide per categoria, priorità, reparto, urgenza o tipologia di richiesta.
Che cos’è un sistema AI per la preparazione di bozze di risposta?
È una soluzione che analizza una richiesta in arrivo e prepara una risposta suggerita, consentendo al team di controllarla, modificarla e inviarla.
Che cos’è un sistema AI per i processi ripetitivi?
È una soluzione che automatizza attività frequenti e prevedibili, come lo smistamento delle richieste, la raccolta dei dati, il controllo delle informazioni, la preparazione delle risposte o l’aggiornamento delle schede.
Un prodotto AI deve essere sempre completamente automatico?
No. Spesso il modello migliore è ibrido: l’AI prepara, classifica e suggerisce, mentre una persona controlla, approva o interviene nei casi più delicati.
Serve cambiare i programmi che usiamo?
Quasi mai. Le automazioni lavorano sopra i sistemi esistenti, usando i dati che già producono. Cambiare software è una decisione separata, che si prende per altri motivi.
Cosa succede ai casi particolari?
Restano alle persone, ed è giusto così. Un’automazione ben progettata gestisce i casi standard e riconosce quando è fuori dal proprio campo, passando la mano invece di forzare una decisione sbagliata.
Le automazioni si possono modificare nel tempo?
Sì, e va messo in conto fin dall’inizio: i processi aziendali cambiano. Le costruiamo in modo che le regole siano leggibili e modificabili, non sepolte dentro il codice.
Quanto si risparmia davvero?
Il calcolo si fa prima, sulla vostra attività: quante volte al mese, quanto tempo ogni volta, quanto costa quell’ora. Se il conto non torna, lo diciamo e non si fa.
Pronti a iniziare?
Raccontateci il processo che volete migliorare. Analizziamo la richiesta e vi aiutiamo a trovare la strada migliore.